E-mail, wie gebruikt het niet? Het is heel makkelijk om via e-mail berichten te verzenden en desgewenst een bijlage mee te sturen. Per e-mail worden bedoeld en onbedoeld afspraken en beloftes gedaan. Die afspraken en beloftes kunnen op lange termijn leiden tot discussies en vragen. Met Google Vault kun je altijd alles tot in lengte van dagen terugvinden. In deze blog lichten we toe wat de mogelijkheden zijn en hoe je het gebruikt.

Wat kan Google Vault?

Met Google Vault kun je gegevens bewaren, doorzoeken en exporteren. Zo kun je voldoen aan de archiverings- en eDiscovery-behoeften van je organisatie. Vault ondersteunt het volgende:

  • E-mailberichten
  • Chats in de klassieke versie van Hangouts en Google Talk-chats waarvoor de chatgeschiedenis is ingeschakeld
  • Google Discussiegroepen
  • Bestanden in Google Drive
  • Gesprekken in Hangouts Chat waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld
  • Opnamen in Hangouts Meet

Moet ik iets installeren voor Vault?

Nee. Vault werkt volledig online en kan eenvoudig door de beheerder in Google Admin (Google Apps for Business) worden toegevoegd aan de bestaande accounts van gebruikers.

Waar kan ik Google Vault voor gebruiken?

  • Archivering: Stel bewaarregels in om te bepalen hoelang gegevens bewaard blijven voordat ze worden verwijderd uit gebruikersaccounts en de systemen van Google.
  • Juridische bewaarplichten: Plaats bewaarplichten op gebruikers zodat hun gegevens permanent worden bewaard. Zo kunt u voldoen aan juridische of andere bewaarvereisten.
  • Zoeken: Doorzoek de gegevens in jullie domein op gebruikersaccount, organisatie-eenheid, datum of zoekwoord.
  • Exporteren: Exporteer gegevens voor verdere verwerking en controle.
  • Controlerapporten: Gebruik controlerapporten van Vault om te zien welke acties Vault-gebruikers hebben uitgevoerd in een bepaalde tijdsperiode.

Vertrouwelijke modus en toegang intrekken

Sinds 25 juni 2019 kunnen gebruikers van Gmail-accounts (zowel privé als Business) de zogenaamde vertrouwelijke modus gebruiken. De toegang tot de inhoud van het bericht wordt ingetrokken zodra de gekozen termijn is verstreken. Wil je eerder de toegang intrekken? Dat kan door het bericht in Gmail op te zoeken en te klikken op ‘Toegang intrekken’. Ondanks dat de toegang tot het bericht is ingetrokken, de inhoud blijft doorzoekbaar in Google Vault. Google Vault is alleen beschikbaar voor Google Apps for Business gebruikers en niet voor privé-gebruik.

Hoe zit het met eDiscovery?

Als je te maken hebt binnen je organisatie met eDiscovery (het controleren van het waarheidsgehalte van communicatie en/of afspraken), dan is het verstandig Gmail te combineren met Google Vault – als dat niet al standaard is ingesteld voor je organisatie. In Google Vault kun je zolang je de dienst gebruikt alle informatie terugvinden die ooit per e-mail (en andere kanalen) is verzonden, zelfs als dat door een collega is gedaan die mogelijkerwijs uit dienst is getreden. Dat doe je door eenvoudigweg het e-mailadres van de ontvanger in te vullen en vervolgens krijg je een overzicht te zien met alle communicatie, door welke collega in of uit dienst dan ook, door de tijd heen. Voor collega’s die uit dienst treden is het van belang accounts op te schorten en niet te verwijderen.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Hoe lang gegevens worden bewaard kan door de beheerder van G-Suite worden ingesteld. Door de voor de organisatie geldende bewaartermijnen te hanteren, is het mogelijk om hiermee direct te voldoen aan de vereisten van de AVG.