Een gloednieuwe Mijn-Omgeving
De eerste stap naar digitalisering
Een boekwerk vol papier en een overzicht wat niet duidelijk genoeg was. Tevens vond Groothuis dat klanten nog sneller en beter konden worden geholpen. Dit waren uitdagingen die bij Groothuis Bouwgroep speelden. Hier moet toch een oplossing voor zijn? Daarom is aan IMPRES gevraagd om Groothuis Bouwgroep te helpen met digitaliseren. Dit begint voor hen met een Mijn-Omgeving. Met een Mijn-Omgeving worden klanten sneller en beter geholpen en heeft Groothuis een duidelijker overzicht.
Wie is Groothuis Bouwgroep?
Groothuis Bouwgroep houdt zich bezig met het ontwikkelen, bouwen en beheren van vastgoed. Tijdens dit gehele proces is Groothuis een partner in het realiseren van ideeën in vastgoed. Ze helpen met assisteren bij het aanvragen van bouwvergunningen, in kaart brengen van ideeën, en certificaten, en gaan samen met hun klant op zoek naar duurzame oplossingen. Door de klant bij het project te betrekken en een helder plan van aanpak te maken hebben ze al mooie projecten mogen realiseren.
Ook de kracht benutten van een klantportaal?
✔ Meer omzetmogelijkheden
✔ Een betere service
Problemen en knelpunten
Voordat Groothuis Bouwgroep bij IMPRES kwam, waren er een paar problemen waar ze tegenaan liepen. Projecten in vastgoed en in de bouw vragen om veel afstemming en papierwerk. Alles moet bijgehouden en gedocumenteerd worden. Dit papierwerk ontvangt de klant ook aan het einde van het project. Vaak 100 pagina’s of meer.
Klanten belden al snel naar de klantenservice voor vragen, omdat het lastig was om zelf antwoorden te vinden. De klantenservice kreeg het daardoor extra druk. Voor medewerkers van de klantenservice was het ook zoeken in het vele papierwerk naar de juiste antwoorden. Dit zorgde dus voor een grote tijdsbelasting. Deze tijd kon niet worden besteed aan het verbeteren van klanttevredenheid.
Een ander probleem waar Groothuis tegenaan liep was de registratie van vragen en klachten. Voor vragen kunnen klanten Groothuis bellen, maar er was geen centrale plek waar deze vragen gedocumenteerd werden. Een helder overzicht voor aanvragen, klachten en vragen was er niet. Hier wilde Groothuis Bouwgroep een oplossing voor.
.jpg)
.jpg)
Het proces van Mijn Groothuis
Samen met IMPRES is Groothuis aan het digitaliseringstraject begonnen met een Discovery Sprint. Deze bestaat uit een gestructureerde brainstormsessie waarbij zoveel mogelijk informatie wordt opgehaald. Denk hierbij aan het doel van de digitalisering, de algehele bedrijfsdoelstellingen en de ideale oplossing voor het probleem. De Discovery Sprint heeft ook knelpunten naar voren gehaald die Groothuis nog niet in kaart had gebracht. Deze Sprint heeft dus bekende knelpunten verhelderd en nieuwe inzichten gegeven. Naar aanleiding hiervan is het project van start gegaan.
De simpelheid waarmee IMPRES het voor ons 'grote traject' uiteen zette was doorslaggevend. Hierdoor kregen we vertrouwen in het feit dat we niets zouden vergeten en dat we een passend eindproduct zouden krijgen.
Marc Klaver, Manager Innovatie & Verandering Groothuis Bouwgroep
Voor het project is de scrum methodiek gehanteerd. Deze methode vergroot de wendbaarheid en maakt het makkelijk om zo goed mogelijk aan te sluiten op de wensen en eisen van de doelgroep. Met scrum ligt de focus op zo snel mogelijk waarde toevoegen voor de klant. Bij traditionele werkwijzen ligt de focus meer op voorbereiding en het schrijven van uitgebreide plannen die naar het gewenste doel toewerken. Het uitgangspunt van scrum is dus empirisch: Een product wanneer het kan live brengen, data verzamelen, ervan leren en doorontwikkelen op basis van gebruikersgedrag.
Het resultaat
Een gloednieuwe Mijn-Omgeving met alle gegevens op één centrale plek, genaamd Mijn Groothuis. Het is nu mogelijk voor klanten van Groothuis Bouwgroep om gebruik te maken van het klantportaal waarin ze alle informatie in kunnen zien rondom hun project. Met dit klantportaal zijn de problemen waar Groothuis tegenaan liep aanzienlijk verminderd. Alles staat nu online. Hierdoor hebben klanten een beter overzicht, krijgen zij sneller antwoorden op hun vragen en zijn gegevens eenvoudig zelf in te zien. De drukte bij de klantenservice is afgenomen en bij vragen worden klanten sneller geholpen.
Klachten en aanvragen kunnen nu ook via Mijn Groothuis behandeld worden. Klanten kunnen deze zelf toevoegen, Groothuis krijgt hier vervolgens een mailtje over en neemt contact op met de klant om het op te lossen. Mijn Groothuis is makkelijk in gebruik en dus goed toegankelijk voor de gemiddelde gebruiker. Groothuis Bouwgroep heeft als doel om het meest klantvriendelijke bedrijf in de utiliteitsbouw te worden. Mijn Groothuis is al een grote stap in de juiste richting
De samenwerking tussen Groothuis Bouwgroep en IMPRES
Groothuis Bouwgroep en IMPRES hebben beiden hun specialisme in deze case. Er is hierin ook veel respect tussen beide partijen. Groothuis is een expert in bouwen en IMPRES in digitalisering. In het begin van dit project is aan Groothuis een flexibele manier van werken voorgesteld (SCRUM). Dit is de werkwijze die IMPRES hanteert voor digitaliseringstrajecten. Ervaring leert dat dit de beste werkwijze voor deze trajecten is. Groothuis wilde hier direct in meedoen. Dit heeft voor een prettige samenwerking gezorgd. Groothuis wist duidelijk wat ze wilden en stonden daarnaast open voor het advies van IMPRES.
We hebben het echt samen gedaan! Dat is een dik compliment aan het totale team. Iedereen van ontwikkelaar tot service medewerker, tot projectleider heeft zijn of haar bijdrage geleverd. En dat in een goede harmonie en toch met een duidelijk kader.
Marc Klaver, Manager Innovatie & Verandering Groothuis Bouwgroep
Aan het einde van het project zijn de medewerkers van IMPRES uitgenodigd voor een receptie om te proosten op de livegang van Mijn Groothuis. De grote bel van Groothuis werd geluid om deze belangrijke livegang aan te kondigen en het feestelijk te vieren.
Toekomstbeeld
Er zijn diverse belangrijke stappen gezet om dichter bij het doel te komen, maar er komen nog meer veranderingen aan. Met Mijn Groothuis is het nu mogelijk voor klanten om alle gegevens rondom hun panden aan het einde van het project in te zien. Het grootste doel is nu om Mijn Groothuis beschikbaar te maken tijdens het hele project. Van het eerste contract, tot oplevering en nazorg. Bijvoorbeeld dat de klant periodiek een geautomatiseerd bericht krijgt voor onderhoud.
De samenwerking tussen Groothuis Bouwgroep en IMPRES is dus nog niet ten einde. Er staan nog diverse plannen op de agenda om Groothuis het meest klantvriendelijke bedrijf in de utiliteitsbouw te maken.
Ga net als Groothuis Bouwgroep je uitdaging aan. Zet de eerste stap. Maak een vrijblijvende afspraak.