Proces automatisering

Een wel geoliede machine aan FTE’s werkt misschien goed, maar wat nou als je deze machine zonder de menselijke kracht met een kleinere margin of error en met een hogere efficiëntie zou kunnen laten werken? Proces automatisering, oftewel het volledig automatisch laten uitvoeren van bepaalde processen of taken, is dé manier om een organisatie naar een nieuw niveau te tillen. Op deze manier verhoog je de rendabiliteit binnen je organisatie en zorg je dat FTE’s ingezet kunnen worden op de plekken waar zij écht tot hun recht komen. Met digitalisering en automatisering maak je een voorheen mogelijk ‘logge’ organisatie efficiënt, wendbaar en, niet onbelangrijk, schaalbaar! Klinkt goed? Lees snel verder!

Proces automatisering in een notendop

Een proces is niets meer dan een keten van activiteiten om iets gedaan te krijgen. Een kenmerk van processen is dat ze vaak gestandaardiseerd, oftewel in een bepaalde vaste volgorde, verlopen. Het mooie daarvan? Zodra iets ‘gestandaardiseerd’ is, kun je het automatiseren. Automatisering gaat om het gebruiken van IT – zoals software – om processen beter en efficiënter te laten verlopen. Proces automatisering is in het kort dus het beter en efficiënter laten verlopen van een keten van activiteiten, met behulp van IT, om je doelen te behalen en je organisatie te optimaliseren.

Je bedrijf efficiënter maken met proces automatisering?

Ontdek wat IMPRES voor je kan betekenen

Kijken naar het doel van jouw organisatie

Met je organisatie wil je iedere keer je gestelde doelen halen. Grote kans dat je één van de volgende doelen gesteld hebt:

  • Verhogen van de omzet
  • Besparen van kosten
  • Verhogen van de klanttevredenheid
  • Verkrijgen van inzicht

Proces automatisering helpt jou om deze doelen te bereiken. Grote kans dat er in jouw organisatie processen zijn die nu handmatig opgepakt worden, veel tijd kosten en geoptimaliseerd kunnen worden. 

Zodra je twee keer dezelfde handeling uitvoert, is het tijd om na te denken over automatisering.

Voordelen van proces automatisering

Door processen te automatiseren zorg je ervoor dat je meer tijd overhoudt voor de dingen die er écht toe doen in je bedrijf. Daarnaast zorg je voor een efficiëntere inzet van je middelen. Procesautomatisering helpt eveneens het aantal fouten terug te dringen in het proces en helpt je om je klanten sneller te bedienen.

Geautomatiseerde processen kun je gemakkelijk koppelen aan een ander systeem of jouw website. Zo kun je handmatig werk besparen en laat je de software het werk voor je doen. Met proces automatisering zorg je bovendien voor inzicht in je proces, aangezien het gedigitaliseerd wordt en het daarmee meetbaar is. En met inzicht kun jij ontdekken, monitoren en optimaliseren. Zo blijf je werken aan het verbeteren van jouw organisatie. En jij werkt aan datgene wat voor je doelgroep (en jou) écht het verschil maakt!

Goed om te weten is dat er naast maatwerk oplossingen, duizenden tools zijn die automatisering mogelijk maken. Soms is het helemaal niet nodig om development in te schakelen. Door middel van beschikbare tools kan al snel een goed MVP (Minimum Viable Product) gerealiseerd worden, welke  vaak voor 80% voldoet aan je wensen. Werkt de automatiseringsoplossing? Dan is het ook de moeite waard het verder uit te bouwen of als definitief product te laten bouwen. En de investering? Die is het dubbel en dwars waard! Bij IMPRES noemen we deze manier van denken Growth Hacking.

Nog één ding: er wordt gezegd dat proces automatisering goedkoper is voor een organisatie dan de huidige manier van werken. Dit is niet per definitie waar. Er is altijd een investering die je moet doen (+ onderhoud). Echter, de tijdsbesparing en structuur door het geautomatiseerde proces waarmee je nu het werk, doet leveren een kostenvoordeel en fout vermindering op. Dit zorgt ervoor dat het de investering (in 99/100 gevallen) zeker waard is!

Opschalingsproblemen oplossen

Veel organisaties zetten, zeer begrijpelijk, in op groei, maar hebben eigenlijk helemaal niet de infrastructuur om dit te faciliteren. Een investering in automatisering is dan ook niet alleen een investering voor nu, maar ook voor de toekomst. Deze zet maakt het toekomstig opschalen van een organisatie namelijk vele malen gemakkelijker door de volgende bottlenecks op te lossen:

  • Een tekort aan mensen;
  • Schalingsproblemen in infrastructuur;
  • Gebrek aan investeringskapitaal. Gezien een inefficiënte organisatie veel tijd én geld kost.

Voorbeelden van proces automatisering

Voor diverse klanten automatiseren wij processen. Voor GezondVerzekerd.nl hebben we een complex proces van het aanvragen van een verzekering geautomatiseerd.

Meer voorbeelden?

Het automatiseren van processen die de medewerker niet vaak doet waardoor er snel wordt vergeten welke stappen genomen moeten worden is 1 van de voorbeelden. Denk aan een campagne die maar 1 keer per jaar een piekmoment kent. De medewerkers die de aanvragen dan afhandelen moeten hier weer helemaal in komen en alle stappen uniform en juist uitvoeren. Zoals je nu zult snappen is dit een perfect onderwerp om te kijken wat wij voor jullie kunnen betekenen om deze handelingen zoveel mogelijk te beperken en dat deze voor zichzelf spreken en je medewerkers kunnen werken of mogen nadenken over datgene waar ze goed in zijn. 

Procesautomatisering kan ook zijn dat je een bepaalde flow wil verbeteren waardoor je eerder weet wat een klant nodig heeft.

Welk voordeel behaal jij?

We verkennen samen vrijblijvend waar jouw winst te behalen is!
Neem contact op